Cómo abrir una cafetería en España: pasos, licencias y cuentas básicas

Antes de empezar

Abrir una cafetería exige menos infraestructura que un restaurante, pero los trámites cambian según el ayuntamiento y la comunidad autónoma, y sobre todo según lo que vayas a ofrecer (solo café y bollería, desayunos y bocadillos o cocina). Comprueba los requisitos concretos con tu ayuntamiento antes de firmar un alquiler.

Paso 1 · Define el concepto

Una cafetería puede ser muy distinta: de barrio, de especialidad, con desayunos y almuerzos, con terraza, de paso o de estancia larga. De ese concepto dependen el local, la inversión, el horario y el cliente.

Hazte tres preguntas: ¿quién entra por la puerta?, ¿a qué hora? y ¿cuánto gasta?

Paso 2 · Haz números

• Inversión: local, obra, equipamiento (cafetera, molino, vitrinas, mobiliario), licencias.
• Gastos fijos: alquiler, personal, suministros, seguros, gestoría.
• Ventas necesarias para no perder dinero: aquí te ayuda el punto de equilibrio, con la misma lógica que en un restaurante.

En cafetería el ticket medio es bajo, así que el volumen manda. Un horario bien elegido y una buena hora punta de desayuno pesan mucho.

Paso 3 · El local y la licencia

No todos los locales pueden alojar una cafetería. Comprueba antes de alquilar:

• Que el uso del local permite la actividad.
• Qué licencia o declaración responsable exige tu ayuntamiento.
• Si vas a cocinar, qué necesitas en salida de humos y ventilación (hacer solo café y producto envasado suele ser más sencillo).
• Aforo, accesibilidad y condiciones de terraza si la quieres.

Paso 4 · Altas, seguros y requisitos sanitarios

• Alta en Hacienda y Seguridad Social, y forma jurídica (consúltalo con tu gestoría).
• Seguro de responsabilidad civil, que en muchos casos es exigible.
• Formación en higiene alimentaria y un plan de autocontrol sanitario adaptado a tu oferta.
• Información de alérgenos disponible para el cliente, también en bollería y bocadillos.

Paso 5 · Carta y márgenes

El café suele tener buen margen, pero la carta completa no es solo café. Haz el escandallo de cada producto: el café, el bollo, el bocadillo, el zumo. Comprueba que los productos que más vendes también dejan margen y no solo ocupan el mostrador.

Paso 6 · Equipo y servicio

Una cafetería depende del ritmo. En horas punta cada segundo cuenta: define quién toma el pedido, quién prepara y quién cobra, y ensáyalo antes de abrir.

Paso 7 · Tecnología mínima

• Un TPV que cobre rápido. Skai no vende TPV propio, pero podemos facilitarte uno a través de un proveedor externo si lo necesitas.
• Pedidos por QR en mesa para las horas de más movimiento y para que el cliente pida y pague sin esperar.
• Comandas digitales hacia barra o cocina.
• Si tienes producto de pastelería o reservas para grupos, un canal de WhatsApp para atenderlos.

SkaiRestaurant incluye pedidos por QR en mesa, comandero digital, escandallos y analítica de ventas, y se adapta a cafeterías pequeñas. Si estás montando una y quieres revisar la parte tecnológica, reserva una llamada.

Esto es una guía general y no sustituye al asesoramiento de tu ayuntamiento ni de tu gestoría.