Inventario de restaurante: cómo hacerlo paso a paso y qué errores evitar

Para qué sirve contar lo que tienes

El inventario responde a una pregunta que la caja no responde: ¿cuánto género has gastado de verdad? Las ventas te dicen lo que ha entrado. Las facturas de proveedores, lo que has comprado. Pero solo contando lo que queda sabes lo que se ha consumido.

Con ese dato calculas tu food cost real y detectas mermas, robos o raciones fuera de control antes de que se coman el margen.

Cada cuánto

• Semanal para lo caro y perecedero: carne, pescado, marisco, bebidas de alta rotación.
• Mensual para el resto: secos, conservas, menaje consumible.

Si solo puedes hacer una cosa, haz la semanal de los productos que más pesan en tu gasto. Es donde más se pierde.

El método en cinco pasos

1. Ordena el almacén antes de contar. Cada producto, en un solo sitio. Si el mismo artículo está en tres ubicaciones, lo contarás dos veces o ninguna.

2. Haz una hoja de recuento con el mismo orden que el almacén. Producto, unidad de medida (kilo, caja, botella) y columna para la cantidad. Siempre en el mismo orden, para no saltar de estantería en estantería.

3. Cuenta siempre a la misma hora. Por ejemplo, el lunes antes de abrir. Si unas semanas cuentas antes de un pedido y otras después, los números no se pueden comparar.

4. Cuenta de a dos. Una persona cuenta y otra anota. Es más rápido y se cometen menos errores.

5. Valora el stock al precio de compra. Multiplica cada cantidad por el precio de la última factura y suma.

Cómo calcular el consumo

Consumo = inventario inicial + compras del periodo − inventario final

Un ejemplo de una semana:

• Inventario inicial: 2.400 €
• Compras de la semana: 5.100 €
• Inventario final: 2.200 €
• Consumo: 2.400 + 5.100 − 2.200 = 5.300 €

Si las ventas de esa semana fueron 17.000 € sin IVA, tu food cost es 5.300 / 17.000 = 31,2 %.

Cómo detectar mermas

Compara dos números: el consumo teórico (lo que deberían haber gastado las recetas según los escandallos y lo que has vendido) y el consumo real (el que sale del inventario). Si el real es claramente superior, algo se está yendo: raciones generosas, producto que se echa a perder, errores de pedido o género que no se cobra.

Errores habituales

• Contar a ojo. "Más o menos medio saco" no sirve. Pesa o cuenta unidades.
• No incluir lo que hay en cocina y barra. Lo abierto también cuenta.
• Cambiar de unidad entre semanas. Si un día cuentas cajas y otro unidades, el número se descuadra.
• Dejar las bajas sin apuntar. Lo que se tira, se anota con su motivo; si no, las mermas parecen un misterio.
• Hacerlo una vez y abandonarlo. Un inventario aislado no dice nada; la utilidad está en la serie semanal.

Dónde ayuda Skai

Una aclaración honesta: el recuento físico del almacén lo tiene que hacer tu equipo. Lo que sí resuelve SkaiRestaurant es la otra mitad de la cuenta: tiene escandallos con el coste real de cada plato y analítica de ventas, así que puedes comparar lo que deberías haber gastado con lo que dice tu inventario. Si quieres ver cómo se hace con tu carta, reserva una llamada.